"Paperless-Office"Leitfaden zur Einführung einer digitalen Aktenablage am Beispiel der digitalen Personalakte

Diplomarbeit aus dem Jahr 2009 im Fachbereich Medien / Kommunikation - Multimedia, Internet, neue Technologien, Note: 1, Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl, Sprache: Deutsch, Abstract: Hauptziel des vorliegenden Leitfadens ist es, den personalverwaltenden Stellen aufzuzeigen, wie man dort Schritt für Schritt die digitale Personalakte einführt.
Den projektbeteiligten Mitarbeitern dient er als ?Gebrauchsanleitung?, die offene Fragen klärt und hilft, mit Schwierigkeiten in der Umsetzung umzugehen.
Es soll verständlich gemacht werden, welche rechtlichen und organisatorischen Gesichtspunkte bei der Implementierung der E-Akte eine Rolle spielen. Gleichermaßen werden technische Möglichkeiten aufgezeigt sowie Problemlösungen und -ansätze dargestellt.
Untergeordnet kann der Leitfaden auch als Entscheidungshilfe zur Einführung herangezogen werden, um sich ein Bild über die Thematik zu machen und den Aufwand abschätzen können, der auf die Personalstellen zukommt. Außerdem kann eine Wirtschaftlichkeitsabwägung (siehe 5.4) zeigen, ob die E-Akte wirklich die sinnvollste und nützlichste Lösung für die jeweilige Personalabteilung ist oder ob eine Einführung womöglich überhaupt nicht in Frage kommt.
Keinesfalls soll der Leitfaden eine ?Werbemaßnahme? für die Digitalisierung* sein. Vorteile und Nachteile dieser Art der Aktenablage werden aus neutralem Blickwinkel von allen Seiten beleuchtet.
Ziel dieser Ausarbeitung ist ebenso, die Leser für den gewissenhaften Umgang mit dem Thema Datenschutz zu sensibilisieren.
Diese Orientierungshilfe soll auch für jedermann ohne entsprechende EDV-Vorkenntnisse einleuchtend sein.
Im Allgemeinen richtet sich dieser Leitfaden an alle öffentlichen Stellen des Landes Baden-Württemberg, welche noch mit Papierakten arbeiten und eine elektronische Aktenführung anstreben.
Die Grundzüge der Vorgehensweise und die Struktur sind auf viele verschiedene Fachgebiete im öffentlichen Dienst anwendbar (z. B. Krankenhausverwaltung, Sparkassenverwaltung).
Im Besonderen liegt der Schwerpunkt des Leitfadens allerdings auf der Digitalisierung der Personalakte, weshalb er vor allem personalaktenführende Stellen ansprechen soll.
Explizit möchte der Leitfaden folgende Personenkreise ansprechen:
- Behördenleiter
? weil mit ihrer Entscheidung ein Projekt fällt oder steht
- Führungskräfte der Personalverwaltungen
? weil sie in der Regel als Projektleiter und Verantwortliche eingesetzt werden. Sie sind dafür zuständig, dass alle personalrechtlichen Anforderungen ordnungsgemäß umgesetzt werden
- Stabsstellen der Verwaltungsmodernisierung
... weil sie die nötigen Impulse an die Verwaltungsspitze herantragen; somit wirken sie auf eine mögliche Modernisierungsmaßnahme hin
- Organisations- und EDV-Abteilungen
? weil sie das erforderliche Organisationsgeschick haben, die nötigen Arbeitsabläufe bei der Umsetzung planen und ihr technisches Wissen hinsichtlich der EDV mit einbringen
- Personalvertretung
? weil sie die Interessen der Mitarbeiter vertritt und mitbestimmende Funktion ausübt
- Datenschutzbeauftragte
? weil der Schutz von personenbezogenen Daten bei der digitalen Personalakte eine erhebliche Rolle spielt
- sowie alle Mitarbeiter in der Personalverwaltung
? weil sie wesentlich von einer solchen Umstellungsmaßnahme betroffen sind und mit der Anwendung vertraut sein müssen

Verantwortliche Projektleiter, die sich bei der Einführung der digitalen Personalakte an den Empfehlungen aus diesem Leitfaden orientieren, sind für eine erfolgreiche Projektarbeit umfassend vorbereitet.